Le 18 mars 2020

Les possibilités d’aménagement d’organisation du travail liée au COVID-19

La situation sanitaire liée au COVID-19 a pris un nouveau tour suite aux décisions annoncées par le Président MACRON avant hier soir 16 mars.

Nous sommes en confinement depuis hier.

L’épidémie de Coronavirus en France vous oblige en tant qu’employeur à prendre certaines mesures afin de sauvegarder la santé de vos salariés et de participer à l’effort collectif visant à freiner la propagation du virus.

Les équipes d’ACTIVE AVOCATS restent mobilisées  en situation de télétravail.

L’objet de la présente lettre du département droit social est de vous sensibiliser et vous permettre de mettre en place les  dispositifs d’aides du gouvernement.

Pour pallier aux absences de vos salariés et/ou à la baisse de votre activité, nous souhaitions faire le point sur les possibilités d’aménagement d’organisation du travail :

 

Mise en œuvre du télétravail (1),

Recours au chômage partiel simplifié et renforcé (2),

Arrêt de travail indemnisé pour la garde d’enfant (3),

Mise en congés payés de salariés (4),

Report de charges sociales et fiscales (5),

 

L’évolution très rapide de la situation et les mesures prises par le gouvernement vous imposent de décider en urgence, et d’adapter très rapidement votre organisation du travail.

L’entreprise a également la possibilité de solliciter le report du paiement des charges sociales et fiscales (5).

Afin de vous aider dans vos démarches, nous avons décidé de vous exposer les principaux dispositifs applicables.

 

1 – TÉLÉTRAVAIL

Il ressort de l’obligation de sécurité de l’employeur que ce dernier doit prendre des mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique et mentale de ses salariés.

Des mesures de prévention doivent être mises en place. Il est désormais impératif de mettre en place le télétravail pour tous les postes qui le permettent, ne serait-ce que pour éviter les contacts entre individus, notamment le personnel en contact avec la clientèle, fournisseurs, partenaires etc…

En cas d’impossibilité absolue de mettre en place le télétravail, en application du décret du 16 mars 2020, le salarié pourra se rendre sur son lieu de travail à la condition d’être en possession :

  • De l’attestation de déplacement dérogatoire indiquant que son déplacement est lié au motif de déplacements entre son domicile et son lieu d’exercice de l’activité professionnelle, lorsqu’ils sont indispensables à l’exercice d’activités ne pouvant être organisées sous forme de télétravail (sur justificatif permanent) ou déplacements professionnels ne pouvant être différés.
  • Un justificatif de déplacement professionnel rempli et signé par l’employeur indiquant le nom, prénom, date de naissance, adresse du domicile, nature de l’activité professionnelle, lieu d’exercice de l’activité professionnelle, trajet de déplacement, lieu de déplacement. Ce document ne peut être établi qu’à l’égard de salariés ne pouvant pas exercer leur travail en télétravail.

Le défaut de présentation de ces documents est passible d’une amende pouvant aller de 38€ à 135 €.

 

Il est donc vivement recommandé de mettre en place les moyens favorisant l’organisation du télétravail évitant ainsi tout déplacement et une continuité de l’activité et du travail.

  • Mise en place 

Même sans l’accord du salarié

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés (L. 1222-11 CT).

 

  • Conditions de mise en œuvre

En l’absence d’accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen (L. 1222-9 CT).

L’accord n’est pas obligatoire compte tenu des circonstances exceptionnelles, mais un email formalisant la décision unilatérale de l’employeur concernant la mise en œuvre et les conditions du télétravail s’impose a minima. Délai de mise en œuvre Aucun (délai raisonnable de 1 à 2 jours si le salarié le demande).

  • Rémunération et indemnisation du salarié

Salaire habituel + indemnisations spéficiques prévues par la charte, l’accord ou l’avenant.

En l’absence de charte, d’accord ou d’avenant : le télétravailleur bénéficie en principe d’une indemnisation forfaitaire mensuelle de télétravail pour occupation du domicile + l’employeur doit prendre en charge les coûts liés à l’exercice des fonctions du salariés (éventuellement une indemnité forfaitaire, pas de prise en charge si pas de surcoût justifié).

  • Coût employeur 

Salaire + indemnité d’occupation + frais éventuels.

 

2 – ACTIVITÉ PARTIELLE

  • Conditions de mise en œuvre

Les entreprises peuvent avoir recours à l’activité partielle dans le cadre de circonstances à caractère exceptionnel du fait de la pandémie. La baisse temporaire d’activité peut prendre deux formes différentes :

  • une réduction du temps de travail
  • ou une fermeture temporaire.

En cas de réduction collective de l’horaire de travail, les salariés peuvent être placés en position d’activité partielle individuellement et alternativement afin de pouvoir autoriser la mise en place d’un système de « roulement » par unité de production, atelier, services…

L’employeur doit déposer la demande d’activité partielle sur un portail dédié sur le lien : https://activitepartielle.emploi.gouv.fr .

Les stagiaires n’étant pas des salariés ne sont pas concernés par les mesures de chômage partiel. Leur gratification est calculée sur leur nombre d’heures réellement effectuées. Si l’employeur n’a pas la possibilité de les mettre en télétravail, leur absence ne devrait pas ouvrir droit à gratification.

Le ministère du travail laisse 30 jours aux entreprises pour déclarer leur activité partielle, avec effet rétroactif.

  • Consultation du CSE

La demande est accompagnée de l’avis préalable du comité social et économique en applicable on de l’article L. 2312-17 CT (Entreprises de + de 50 salariés uniquement). Il est probable que cette consultation ne soit pas nécessaire compte tenu des circonstances et de l’urgence, mais les textes sont silencieux en la matière.

  • Individualisation

En cas de réduction collective de l’horaire de travail, les salariés peuvent être placés en position d’activité partielle individuellement et alternativement (L. 5122-1 CT).

  • Délai de mise en œuvre

Les salariés sont placés en position d’activité partielle, après autorisation expresse ou implicite de l’autorité administrative (L. 5122-1 CT).

Par dérogation à l’article R. 5122-2, en cas de suspension d’activité due à un sinistre ou à des intempéries prévus au 3° de l’article R. 5122-1, l’employeur dispose d’un délai de trente jours pour adresser sa demande par tout moyen conférant date certaine. (R. 5122-3). A priori rien ne permet d’affirmer que ces dispositions sont applicables à la situation actuelle, l’autorisation du Direccte doit donc être préalable à la mise en œuvre de l’activité partielle.

A compter de la réception de la demande, le Direccte dispose en principe de 15 jours calendaires pour notifier sa réponse (R. 5122-4 CT). L’administration s’est toutefois engagée dès le 9 mars 2020 à instruire les dossiers dans les 48 heures.

  • Indemnisation du salarié

Indemnité horaire, versée par l’employeur, correspondant à 70 % de sa rémunération brute servant d’assiette de l’indemnité de congés payés telle que prévue au II de l’article L. 3141-24 ramenée à un montant horaire sur la base de la durée légale du travail applicable dans l’entreprise (R. 5122-18 CT). L’indemnité n’est pas soumise à cotisations sociales ( mais prélèvement sociaux de 6,7 % et prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu à déduire).

  • Coût employeur

Il a été annoncé que l’Etat garantira la prise en charge, dès lundi 16 mars 2020,  à hauteur de 100% de l’indemnisation versée par l’entreprise à son salarié en activité partielle.

Attention aux heures supplémentaires contractuelles (contrat 37h ou 39 h). Les heures non travaillées au titre de l’activité partielle font l’objet du versement de l’allocation dans la limite de la durée légale (R. 5122-11 CT). Le surplus donc de la durée légale restera à la charge de l’employeur.

  • Date de paiement des salariés

Les indemnités mentionnées sont versées aux salariés à la date normale de paie par l’employeur (R. 5122-14 CT).

  • Date de remboursement à l’employeur

L’allocation d’activité partielle est liquidée mensuellement par l’Agence de services et de paiement pour le compte de l’Etat et de l’organisme gestionnaire du régime d’assurance chômage (R. 5122-7 CT).

 

3 – ARRÊT DE TRAVAIL POUR GARDE D’ENFANTS

  • Conditions de mise en œuvre

Enfant de – de 16 ans le jour du début de l’arrêt , scolarisé, un seul parent peut se voir délivrer un arrêt pour une même période.

Impossibilité de mise en place du télétravail

Le parent concerné contacte son employeur et envisage avec lui les modalités de télétravail qui pourraient être mises en place. Si aucun aménagement de ses conditions de travail ne peut lui permettre de rester chez lui pour garder son enfant, il peut bénéficier d’un arrêt de travail.

  • Formalisation de la demande

L’employeur doit via la page employeur du site ameli.fr déclarer l’arrêt de travail de son salarié

  • Délai de mise en œuvre

Aucun. L’indemnisation est enclenchée à partir de la déclaration par l’employeur. Le salarié percevra les indemnités journalières et, le cas échéant, le complément de salaire de son employeur dès le 1er jour d’arrêt.

  • Indemnisation du salarié

Indemnité journalière de la sécurité sociale (IJSS) : 50 % du salaire journalier de base (calculé sur la moyenne des salaires bruts des 3 derniers mois). Le salaire est pris en compte dans la limite de 1,8 fois le smic mensuel, soit 2 770,96 € pour 2020 (prélèvement sociaux de 6,7 % et prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu à déduire).

Eventuel complément employeur à verser suivant la convention collective applicable ou un accord d’entreprise.

  • Coût employeur

Les IJSS ne sont pas soumises à cotisations sociales.

Les allocations complémentaires sont comprises dans l’assiette des cotisations sociales. En outre les indemnités complémentaires de maladie versées par un régime de prévoyance financé conjointement avec le salarié sont assujetties aux cotisations de Sécurité sociale au prorata de la contribution patronale à ce régime.

  • Avantages

Mise en œuvre immédiate

Pas de coût employeur en l’absence de versement d’un complément employeur

L’employeur n’a pas à avancer l’indemnisation du salarié (sauf subrogation mais il reste une interrogation sur ce point)

  • Inconvénients

A l’initiative du salarié, s’impose à l’employeur

Ne peut pas être mis en place si le télétravail est possible

Revenu de remplacement IJSS = 50 % du salaire brut – CSG CRDS (6,7 %)

Coût employeur du maintien de salaire éventuel

 

4 – MODIFICATION DES DATES DE CONGÉS PAYES

  • Principes de fixation des dates de CP

La période de congés payés est portée par l’employeur à la connaissance des salariés au moins deux mois avant l’ouverture de la période (D. 3141-5 CT).

En l’absence de stipulations conventionnelles, c’est à l’employeur qu’il appartient de définir l’ordre des départ en CP après avis du CSE (y compris dans les entreprises de 11 à 50 salariés)(L. 3141-16 CT). L’employeur peut imposer au salarié de solder ses congés payés avant la fin de la période prise de congés (soit le plus souvent le 30 avril).

  • Possibilité de modification des dates de départ

Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, l’employeur ne peut modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue (L 3141-16). En l’espèce compte tenu des circonstances exceptionnelles les dates de prise de CP peuvent être modifiées sans respect du délai d’un mois. En présence de circonstances exceptionnelles, le salarié ne peut refuser la modification de ses dates de congés sans commettre une faute.

  • Délais de prévenance

En cas de circonstances exceptionnelles, aucun délai minimum n’est prévu. Une mise en CP dès le lendemain de l’information de la modification des dates est donc envisageable (même si un délai raisonnable de quelques jours reste souhaitable).

  • Impossibilité de brusque mise en congé

Les circonstances exceptionnelles ne concernent que la modification des dates de départ en congés, et non la fixation de ces dates. L’employeur ne saurait donc se prévaloir de ce texte pour justifier la brusque mise en congé des salariés d’un service (Cass. crim., 21 nov. 1995, no 94-81.791).

Néanmoins, il devrait être possible pour l’employeur de procéder en deux temps en imposant d’abord des dates pour solder les CP acquis au titre de l’année n-1 restant à prendre avant la fin de la période de prise de CP (3à avril), puis de modifier ces dates dans un second temp si les circonstances exceptionnelles perdurent. Dans ce contexte la prise de CP ne pourra être imposée qu’après quelques semaines.

  • Modification avec l’accord du salarié

En tout état de cause, les dates de CP peuvent être fixées d’un commun accord entre l’employeur et le salarié sans aucun délai de prévenance.

  • Avantages

Aucune perte de rémunération pour le salarié lorsqu’il est en CP

Pas de surcoût employeur

  • Inconvénients

L’employeur ne peut imposer que la modification des dates des CP déjà posés, donc volume limité.

Ne peut pas être mis en place pendant un arrêt de travail « garde d’enfant »

Impact sur l’organisation à venir de l’entreprise (congés ou fermeture estivale…)

 

5 – REPORT DE CHARGES SOCIALES ET FISCALES

Tout d’abord, il est nécessaire que le coronavirus ait entraîné une « perturbation majeure » de l’activité professionnelle.

Dans ce cas, les entreprises pourront bénéficier de tolérance de la part de l’URSSAF, notamment un octroi de délais (échelonnement de paiements), ainsi qu’une remise exceptionnelle des majorations et pénalités de retard sur les périodes ciblées. https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/autres-actualites/epidemie-de-coronavirus.html .

L’URSSAF va communiquer les informations permettant aux entreprises de reporter ou étaler les cotisations URSSAF. La première échéance concernée par ces mesures est celle du 15/03/2020.

Deux options sont possibles :

  • La première : en cas de difficultés de trésorerie, il est proposé aux cotisants de s’acquitter de la part des cotisations salariales et de demander un étalement des cotisations patronales. Etalement pouvant être demandé sur 12 mois.
  • La deuxième : en cas de difficultés plus importantes, il est proposé de reporter la totalité de l’échéance du 15 mars avec un paiement devant être régularisé avant le 15/06/2020 soit un report de 3 mois. Pour les retraites complémentaires et prévoyance nous attendons des informations plus précises des instances AGIRC-ARRCO.

Pour les impôts, il vous suffit d’adresser au service des impôts des entreprises dont vous dépendez (formulaire disponible ICI), vous pouvez également aller sur le site https://www.impots.gouv.fr/portail/

Pour les cotisations URSSAF, la démarche peut se faire en ligne ou par téléphone selon la procédure décrite ici : https://www.urssaf.fr/portail/home/…

 

Si vous avez des interrogations particulières, n’hésitez pas.

Le Cabinet ACTIVE AVOCATS sera évidemment fermé au public, mais toute l’équipe reste mobilisée et assure la continuité de vos dossiers, grâce à des outils informatiques permettant le travail à domicile.

D’un point de vue pratique :

  • Nous vous remercions de nous adresser toutes vos demandes et correspondances par mails au détriment notamment des courriers postaux.
  • Notre standard sera exceptionnellement fermé. Pour toute requête urgente, nous vous recontacterons immédiatement au téléphone indiqué dans votre mail.

C’est évidemment un effort très important demandé à chaque acteur économique : patience et compréhension pour nos clients et nos fournisseurs, manque de recettes pour la société, manque de revenus pour nos salariés.

C’est cependant, la seule alternative pour assurer que nous pourrons protéger le bien le plus précieux de chacun : sa santé et celle de ses Proches

Bon courage à tous.

Auteur : Emmanuelle JALLIFFIER-VERNE